Kaufmännische Leitung (m/w/d)

• Democracy Reporting International ist eine unabhängige, gemeinnützige Organisation, die sich für die Verteidigung und Weiterentwicklung der Demokratie weltweit einsetzt. Wir sind überzeugt, dass Menschen Veränderungen schaffen, es aber demokratische Institutionen benötigt diese zu bewahren. Unser besonderes Augenmerk gilt denjenigen, die oft außen vorbleiben: Junge Menschen, Frauen und die Landbevölkerung. Wir setzen uns für das Recht auf politische Mitgestaltung ein. 

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Die kaufmännische Leitung stellt den laufenden organisatorischen Betrieb von Democracy Reporting International (DRI) sicher und entwickelt die Prozesse und Strukturen weiter. Sie trägt Verantwortung für und Aufsicht über den kaufmännischen Geschäftsbetrieb, einschließlich der Bereiche Finanzen, Controlling, Recht, IT inkl. Datenschutz, Beschaffung sowie Facility & Supply Management. Personalmanagement wird von einer Personalmanagerin verantwortet. Unterstützt wird die kaufmännische Leitung dabei von einem rund 10-köpfigen Team und agiert als erste Ansprechperson für Behörden, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Banken etc. 

Die gesuchte Persönlichkeit berichtet direkt an die Geschäftsführung und vertritt diese nach innen und gegenüber Vertragspartnern. Vierteljährliche Finanzberichte erfolgen an den Aufsichtsrat und die Gesellschafter von DRI. Als Führungskraft ist die kaufmännische Leitung in das operative Tagesgeschäft eingebunden und versteht sich als Motivator und Innovator für das Team. Insgesamt trägt sie Sorge für Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Transparenz. 

Ihre Aufgaben

• Verantwortung und Aufsicht über den kaufmännischen Geschäftsbetrieb. 
• Zuständigkeit für die Finanzen: 
  1. Sie haben DRI’s Kosten- und Einnahmenstruktur auf dem Schirm, verstehen die Auswirken von Veränderungen im Markt und beraten die Geschäftsführung und Gremien bei strategischen Entscheidungen aus der Perspektive der finanziellen Nachhaltigkeit
  2. Sie verantworten das Rechnungswesen, die Erstellung des Jahresabschlusses sowie die 3-jährige Budget- und Investitionsplanung,
  3. Verantwortung für die Erstellung und Überwachung des 3-Jahresbudget, einschl. Quartalsberichterstattung mit aktualisierten Hochrechnungen für das laufende Jahr 
  4. Sie überwachen und steuern den Zahlungsverkehr, die Cash-flow-Entwicklung, das Finanzmanagement von Fördermitteln und unterstützen Ihre Teams bei der Budgeterstellung, dem Monitoring, sowie der Berichterstattung gem. buchhalterischen, rechtlichen und vertraglichen Anforderungen.
• Zuständigkeit für die Verwaltung: 
  1. Sie verantworten die Weiterentwicklung der Digitalisierung von Prozessen und der sinnvollen Nutzung von KI-Produkten, die Gestaltung der vertraglichen Grundlagen und bestehender Richtlinien für Dienstleistungen und Projekte und stellen die Betreuung und fortlaufende Weiterentwicklung eines Compliance-Managementsystems sicher, inkl. regelmäßiger Risikoprüfungen
  2. Sie stellen die Aktualität und Angemessenheit von Organisationsrichtlinien sicher
  3. Sie sind Hauptansprechpartner für den organisationsweiten Datenschutz
• Verantwortung für das IT-Management: 
  1. Sie überwachen und entwickeln eine sichere IT weiter sowie das interne Daten- und Wissensmanagement.  
  2. Sie stellen zuverlässigen IT Support sicher und steuern in diesem Zusammenhang externe Dienstleister
• Aufsicht des Personalmanagements: 
  1. Sie unterstützen Maßnahmen für eine moderne Personalplanung und -entwicklung, mit besonderem Augenmerk auf Themen wie Safeguarding, Wellbeing und diskriminierungsfreies Recruiting.
  2. Sie unterstützen exzellente Personalprozesse, vom Onboarding über die (externe) Lohnbuchhaltung bis zum Offboarding und alles dazwischen.

• Alle Themen sind im Kontext einer Matrixorganisation zu verstehen, in denen es entsprechende Verantwortliche in den Länderbüros gibt, die zu unterstützen und monitoren sind.
• Bei allen Aufgaben werden Sie von zwei Teams unterstützt. Sie verantworten die Weiterentwicklung dieser Teams und ihrer Leads. Idealerweise verantworten Sie darüber hinaus die organisationsweite Führungskräfteentwicklung.

Ihr Profil:

• Mehrjährige Leitungserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise in einer internationalen gemeinnützigen Organisation
• Sie bringen analytisches sowie strategisches Planungs- und Organisationsvermögen mit. 
• Sie haben bereits Wachstums-, Change- und/oder Organisationsentwicklungsprozessen begleitet, inklusive Erfahrung mit Digitalisierungsvorhaben (insb. mit Microsoft Business Central). 
• Sie haben starke betriebswirtschaftliche Kompetenzen im Rechnungswesen, Controlling und der Finanzplanung. Relevante rechtliche Grundlagen für das Finanzmanagement bei gemeinnützigen Organisationen. (Gemeinnützigkeitsrecht, HGB) sowie Vorgaben öffentlicher Geber zur Verausgabung von Fördermitteln sind Ihnen bestens bekannt.
• Sie sind erfahren in der Anwendung und im Verständnis von rechtlichen Vorgaben (u.a. Vertrags- und Vergaberecht, Arbeitsrecht, Gemeinnützigkeitsrecht, Datenschutz). 
• Sie sind eine empathische und resiliente Führungspersönlichkeit, die ihr Team zielorientiert motiviert und alle Beteiligten in Entscheidungsprozesse integriert. Sie kommunizieren klar, offen und freundlich und erkennen verschiedene Perspektiven an. Gleichzeitig können Sie mit Konflikten umgehen und scheuen sich nicht, Entscheidungen zu treffen. 
• Sie sind eine dynamische Persönlichkeit mit „Hands-on-Mentalität”, die sich sicher in komplexen Strukturen bewegt. 
• Sie bringen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit. 

Was bieten wir Ihnen? 

Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle und sinnstiftende Leitungsrolle in einer dynamischen, gemeinnützigen GmbH mit einem jungen, motivierten und internationalen Team. Sie übernehmen eine vielseitige Aufgabe mit großem Gestaltungsspielraum mit angenehmer Arbeitsatmosphäre und in Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Leitungsrunde. Sie arbeiten flexibel in unserem schönen Büro in Berlin-Neukölln oder mobil.  Wir bieten einen unbefristeten Vertrag mit Bezahlung angelehnt an TvöD. 

Bewerben Sie sich!

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und Motivationsschreiben inkl. Angabe Ihres frühestmöglichen Starttermins und Ihrer Gehaltsvorstellung) ausschließlich über unser Onlineformular.  Bitte schicken Sie uns keine Zeugnisse; diese fordern wir ggf. bei Ihnen nach.